Archiv pro měsíc: Prosinec 2017

Kontakt

Kdy může podatelna otevřít obálku?

Napsat komentář

Teorie i praxe sepsaná společně s Radimem Martynkem

Jeden z mých klientů měl úmrtí v rodině a ihned mi volal, že musí zrušit schůzku. Neváhal jsem a poslal mu kondolenci (jak se sluší v civilizované společnosti). Na obálce stálo:
Ctěný pán Jan Novák Městský úřad Horní Dolní Masarykovo nám. 1 999 99 HORNÍ DOLNÍ.

Pozorný čtenář na otázku, zda podatelna smí obálku otevřít, odpoví bez zaváhání NE! Jenže podatelna onoho úřadu nejenže nebyla pozorná, když nečte náš Nevšedník (zde…), ale zcela ignorovala text příslušného ustanovení vyhlášky č. 259/2012, o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů, kterou se provádí zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů, bez kterého by úroveň této oblasti byla na úřadech tristní, obálku otevřela a kondolenci zaevidovala do spisové služby. Klient pak dva dny věnoval tomu, aby písemnost ze spisovky dostal ven.
§ 5 odst. 1: Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno nad názvem veřejnoprávního původce jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá veřejnoprávní původce obálku adresátovi, popřípadě jím určené fyzické osobě, neotevřenou. Zjistí-li adresát po otevření obálky, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí bezodkladně jeho dodatečné označení a zaevidování. Pokud je v adrese na obálce doručené veřejnoprávnímu původci uvedeno jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby pod názvem veřejnoprávního původce nebo vedle něj, veřejnoprávní původce postupuje, jako by údaje o fyzické osobě nebyly na obálce uvedeny.

Několik detailů k otevírání dopisů určených zaměstnanci
Ochrana osobnosti a jejího soukromí pramení už z ústavního pořádku ČR, a to z Listiny základních práv a svobod – viz článek 13:
Nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem, s výjimkou případů a způsobem, které stanoví zákon. Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem … nebo jiným podobným zařízením.
Ústavně zaručená možnost ochrany je rozvedena v právu soukromoprávním – viz § 86 občanského zákoníku:
Nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod. Zejména nelze bez svolení člověka narušit jeho soukromé prostory, sledovat jeho soukromý život nebo pořizovat o tom zvukový nebo obrazový záznam, využívat takové či jiné záznamy pořízené o soukromém životě člověka třetí osobou, nebo takové záznamy o jeho soukromém životě šířit. Ve stejném rozsahu jsou chráněny i soukromé písemnosti osobní povahy.
Další ochranu poskytuje ustanovení § 7 zákona č. 251/2016 Sb., o některých přestupcích (přestupek proti občanskému soužití) nebo ustanovení § 182 trestního zákona (porušení tajemství dopravovaných zpráv).

Kromě prováděcí vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby řeší osobní povahu písemností obecně zákoník práce, který na jedné straně stanovuje zaměstnavateli právo kontrolovat zaměstnance, jak využívá pracovní a výrobní prostředky, ale zaměstnanci přiznává právo nenarušování soukromí, otázkou je pouze míra zásahu a poměřování těchto práv, stojí-li v kolizi. Zakotveno v ustanovení § 316 odst. 2 zákoníku práce:
Zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích a ve společných prostorách zaměstnavatele tím, že podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo kontrole listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Viz také www.uoou.cz/stanovisko-c-2-2009-ochrana-soukromi-zamestnancu-se-zvlastnim-zretelem-k-monitoringu-pracoviste/d-1511.

Zveřejněno v časopise Nevšedník č. 04/2017 (zde…).

Kontakt

Srovnání nesrovnatelného

Napsat komentář

Mnozí nadávají na úřady a úředníky. Jsem jednou z nich, takže občas i chápu, proč nadávají. Také se někdy špatně vyspím a nemám svůj den. Ne často tedy. Jestli ovšem chcete zažít velkou byrokracii, tak zkuste u Vodafonu zrušit telefonní číslo. Pak teprve zjistíte, že znalost práva je Vám opravdu k ničemu.

Proč ten pesimismus? Dne 10.10.2017 jsem započala se snahou zrušit telefonní číslo, které na mne převedl můj bývalý zaměstnavatel. Dnes je 08.12.2017 a číslo stále funguje. Začnu ale od začátku…

10.10. jsem vytočila Vodafone linku, kde se se mnou bez hesla bohužel nikdo nebavil. Tak jsem nažhavila všechny ostatní komunikační kanály a žádala o přidělení nějakého hesla, neb ho nemám (došlo k převodu ze zaměstnavatele). Po pár dnech se dozvídám, že musím zajít osobně na pobočku, kde ověří moji totožnost. Sednu do auta a jedu asi 20 km do nejbližší pobočky Vodafonu. Předkládám občanský průkaz a sdělují mi heslo, které prý už mám dávno, neboť převedené číslo automaticky přiřadili k jinému mému číslu, jehož jsem šťastnou majitelkou. Používá ho  ale jiný rodinný příslušník na mé jméno kvůli nepřevoditelnosti tohoto tarifu na jinou osobu.

Oznamuji jasný (rozuměj srozumitelný, svobodný a prostý omylu) požadavek, tedy projev mé vůle, že chci zrušit toto telefonní číslo. Paní mi oznamuje, že zadává a že mne bude někdo kontaktovat. Říkám si, ať si kontaktuje. Číslo leží doma na stole v telefonním přístroji, který už ani neumím používat (k čemu jsou na něm ta tlačítka?).

Po 14 dnech si vzpomenu, že číslo stále funguje. Volám ve večerních hodinách na Vodafone linku. Paní hledá, hledá a hledá a skutečně! Nějaký můj požadavek našla! Zadává tedy nový (tehdy jsem ještě netušila, že skutečně nový) a kdy se číslo zruší, to netuší. Žádám o zavedení nulového tarifu. Hurá, alespoň něco se podařilo!

Po dalším týdnu číslo stále funguje. Volám opět, tentokráte pán. Jsem už značně nevrlá. Odvětí, že číslo bude do 6 dnů zrušeno. Po týdnu volám znovu. Paní mi říká, že musím vyčkat na zpětný hovor. Oznamuji ji, že telefon leží doma a že volám teď, tak ať to zkusí zrušit. Nemůže, protože to řeší specialista, který už ve 20:30 spinká. Rezignuji a volám v dopoledních hodinách. Paní mi oznamuje, že zadá požadavek a že mi bude volat specialista. Myslím, že zkoušek mé trpělivosti už bylo dost. Konečně se ozývá vyspaný specialista. Monotónní hlas mě přesvědčuje, proč je výhodné zůstat právě u nich. Už jsem vyčerpaná. Zařvu do telefonu, ať klikne na zrušit a bude mít ode mě klid. Asi klikl. Je 08.12.2017 a číslo stále zvoní 😊.

Jste-li zoufalí z úřadů, zkuste komunikovat s komunikačním gigantem ve věci zrušení čísla a budete možná ještě zoufalejší. A když už je zoufalá úřednice, to už je co říci!

Kontakt

Kdo je pán? Aneb ať žijí stošestky…

Napsat komentář

Google tvrdí, že Mike je pán. Vypadá to na první pohled, že chce ovládnout virtuální svět. Z rozjímání mne vytrhne kolegyně, která konstatuje: „Zase přišla stošestka.“ Úředníci vědí. Ostatním osvětlím, že se jedná o žádost dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Zahloubám se do žádosti a nejraději bych odepsala okamžitě, ať to mohu pustit z hlavy. Bohužel nemohu. Týká se osobních údajů třetích osob. K poskytnutí jejich údajů nemám souhlas. Dívám se na svou sochu spravedlnosti a misky vah, které pevně drží ve svých rukou. Na kterou stranu se přiklonit? Poskytnout informaci nebo chránit osobní údaje? Takovým úvahám odborná veřejnost říká test proporcionality. Poměřuji tedy, které právo (v mém případě právo na informace a právo na ochranu osobnosti, soukromí) má v případě jejich kolize přednost. To znamená, kterému poskytnu vyšší ochranu.

 

Definoval ho náš Ústavní soud v nálezu sp. zn. Pl ÚS 15/1996 ze dne 09.10.1996 jako třístupňový, kdy měřítkem jsou tato kritéria:
1. vhodnosti – zdali institut omezující určité základní právo umožňuje dosáhnout sledovaný cíl
2. potřebnosti – spočívající v porovnávání legislativního prostředku omezujícího základní právo
3. porovnání závažnosti – samotné jádro testu, jehož součástí je i minimalizace zásahu do „potlačeného“ práva. Poměřila jsem a informaci poskytuji. Nemám žádný zájem hledat důvody, proč bych nemohla. Vnímám právo na informace jakou součást kontrolního mechanismu. Právo veřejnosti kontrolovat, co se kolem nich děje. Právo na informace má zaručovat dodržování zákonů ve veř. správě, řadí se pod základní záruky zákonnosti. To je jeho smysl a účel. Má být pojistkou proti neetickému chování či jednání ve veřejné správě. Tím ať tedy je.

Opět slyším hlas kolegyně. O něco více nevrlý než předtím: „Přišla stížnost – co s tím?“ Začtu se do velmi kultivovaně napsaného textu. Nepíše to žádný laik. Ví, o čem mluví. Žádá o výmaz svých osobních údajů z webových stránek města. Před rokem žádal o informace a povinností města je pak poskytnutou informaci zveřejnit. Na stránkách města je uvedeno jméno a příjmení. V první chvíli mi to nepřipadá jako osobní údaj, na základě kterého by byl subjekt údajů určený nebo určitelný tak, jak říká definice ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Oči mi utkví zpět na googlu. Pro klid duše začnu hledat, jak to mají jinde. Někdo uvádí, někdo ne.

Náhoda (google) mě opět svede k Mikovi. Svět je opravdu malý. Ptá se v Libereckém kraji na UFO v obcích a městech. Určitě proto, aby kontroloval zákonnost veřejné správy. Jeho studie, kterou čistě náhodou před tím začal nabízet, stojí 90 tisíc. Zkuste odepsat, že na takové … nemáte čas. Udělejte si ho, protože jeho čas bude zřejmě o dost dražší. Odpovídám, že osobní údaje byly odstraněny a sypu si na hlavu, že mě situace velmi mrzí. Pokud by mne to nemrzelo, tak by to bylo zřejmě drahé. Mike v tom umí chodit.

Přemýšlím, kam se vytratila podstata práva na informace? Velké úřady zřizují samostatná oddělení, která odpovídají na horu stošestek. Menší bojují, jak se dá, protože na to nemají finance. Výsledek je ale totožný. Žadatel má nebo nemá informace a podle toho zvažuje náhradu majetkové škody či nehmotné újmy, která mu vznikla, kalkuluje ušlý zisk a městu se zvyšují výdaje. Byl toto účel práva na informace? Smysl kontroly? Kontrola v obecném smyslu má zjistit, zdali právní stav odpovídá tomu faktickému, a pokud tomu tak není, učinit taková nápravná opatření, aby byl obnoven původní stav (restitutio in integrum), je-li možný. Nad neudržitelnou situací se pozastavuje naštěstí (bohužel jen okrajově) i Nejvyšší správní soud v rozsudku sp. zn. 4 AS 27/2008 ze dne 14.01.2009 . Opakované žádosti ve stejné věci, kdy už zjevně žadateli nejde o informace samotné, ale „otravovat“ povinný subjekt, označuje soud za šikanózní.

Vrátím se k bibli všech našich zákonů – k naší Listině (usnesení č. 2/1993 Sb., o vyhlášení Listiny základní práv a svobod jako součásti ústavního pořádku ČR) a k pravidlu, které je často opomíjeno. Článek 4 Listiny stanoví: „Při používání ustanovení o mezích základních práv a svobod musí být šetřeno jejich podstaty a smyslu. Taková omezení nesmějí být zneužívána k jiným účelům, než pro které byla stanovena.“ Nenajdeme-li účel, který sleduje zákonodárce, pak dejme ruku na srdce a vezměme si za své jiné normativní systémy jako morálku, etiku a nemůžeme šlápnout vedle… Smysl práva není vydělávat na chybách druhých, ale z chyb se poučit…

Publikováno v časopisu Nevšedník 04/2017 (ke stažení zde…).

Poradenství

Zveřejňování podpisů na úřední desce

Napsat komentář

Je to marný, je to marný, je to marný… pořád to děláme… Kdo z Vás by chtěl, abych měl někdo jeho podpisový vzor v elektronické podobě? … Hlásí se někdo? Sotvaže! Tak proč to děláme jiným? Proč dáváme všanc podpisy svých vedoucích, tajemníků a starostů a vyvěšujeme podepsané dopisy na úřední desku nebo je skenujeme na elektronickou úřední desku? V případě zneužití na smlouvě, kterou v životě starosta neviděl, nebo směnce zaděláme onomu nešťastníkovi na nemalé problémy.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, to v § 65 odst. 3 říká jasně:
Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Ustanovení věty první a druhé se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.
Ustanovení § 65 odst. 3 bylo vloženo do tohoto zákona nově v roce 2009, a to zákonem č. 190/2009 Sb. První věta ustanovení týkající se fyzické úřední desky je jasná. Dál je už text poněkud nešťastně napsaný. Pokud ho vezmeme doslovně, tak by z něj plynulo, že na elektronické úřední desce mají úředníci věšet … těžko říct co, když stejnopis ne. Z ustanovení však logicky vyplývá, že při zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce bude na stejnopisu toliko chybět napsané datum vyvěšení a sejmutí. Takové údaje u elektronického stejnopisu poskytne samotný IT systém, proto je důležité mít na paměti uchování podstatných údajů ze systému.

V jednoduchosti je krása… Jestliže totiž zákon stanoví, že na úřední desku (fyzickou) patří stejnopis, pak je jím myšlen text originálu, ke kterému se zpravidla připojí jméno a příjmení s dovětkem v. r. tak, jak to umožňuje správní řád. Má-li pak být tentýž dokument vyvěšen i na elektronické desce, znamená to podle zákona o archivnictví, že původce (správní orgán) jej musí konvertovat z analogové podoby do digitální, je-li originál v podobě analogové. Zatímco konverze obsahu je minimálně problémová, praxe se liší právě v převodu vlastnoručního podpisu. Prakticky se provádí tak, že vlastnoruční podpis se nahradí tím elektronickým. Záleží pak jen na důležitosti dokumentu, zdali je vyžadován podepsaný či vystačí pouze obsah dokumentu bez tohoto a dalších autentizačních prvků.

Do elektronicky podepsaného dokumentu nikdy nepíšeme větu: Dokument byl elektronicky podepsán. Ono to je poznat právě z automaticky vloženého textu. Podobně do dokumentu nepíšeme, že je psán černým fontem na bílém pozadí.
Žádá-li o vyvěšení dokumentu třetí strana (soud, exekutor, jiný úřad), opět je nutno vyvěsit jen stejnopis. Pokud jej nemáte k dispozici, je nutno na originále provést anonymizaci podpisu původce dokumentu (přelepit a okopírovat, nebo začernit). Někteří lektoři tvrdí, že do dokumentů není možno zasahovat a má se zveřejnit tak, jak byl zaslán. Nicméně začerněním podpisu původce nedochází ke změně obsahu dokumentu, ale k ochraně pisatele. Úřední a soudní praxe V praxi se běžně vykládá rozporné ustanovení § 65 odst. 3 zákona v tom směru, že pro elektronické dokumenty neplatí, že by se měly označovat datem vyvěšení a datem sejmutí. Což je částečně další neduh a k němu už judikatura nemlčí. Pokud si tedy někdo myslí, že vyvěsí stejnopis na fyzické úřední desce, tento označí datem vyvěšení a sejmutí, shodně vyvěsí stejnopis na elektronické úřední desce a nijak průkazně ho nezabezpečí průvodními informacemi o tom, že v tomto virtuálním prostoru byl, tak je na omylu.

Judikatura Nejvyššího správního soudu – sp. zn. 2 AS 47/2016-44 ze dne 08.06.2016 (rozporované zde bylo doručení veřejné vyhlášky, konkrétně stavebního povolení) – popisuje tyto důležité skutečnosti: Neplyne-li ze spisu správního orgánu důkaz o tom, že skutečně byla zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup, tedy na tzv. elektronické úřední desce, pak nebyla zveřejněna vůbec. Správní orgán namítal, že mu žádný zákon neukládá, aby uchovával archiv elektronické úřední desky, a přesto spor nevyhrál. Mylně se totiž odvolával na § 26 správního řádu, kde sankce neplatnosti či neúčinnosti následného úkonu v případě nezveřejnění obsahu (fyzické) úřední desky nenastává. Nastává ovšem v případě doručování veřejnou vyhláškou podle § 25 odst. 2 správního řádu, kde se výslovně uvádí, že písemnost se považuje za doručenou patnáctým dnem po vyvěšení, byla-li v této lhůtě splněna i povinnost písemnost nebo oznámení zveřejnit též způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Stěžejní v případu byla existence důkazní nouze potvrzení skutečnosti vyvěšení a sejmutí na elektronické úřední desce. Správní orgán měl potvrzený pouze stejnopis v písemné podobě, vyvěšený na fyzické úřední desce a nebyl schopen nijak prokázat, že skutečně visel stejnopis i na té elektronické. Soud zde vyslovil velmi důležitý závěr, že nemůže sám soud konkrétně určit, jakým způsobem má správní orgán tuto skutečnost stvrzovat. Připouští i např. svědecké výpovědi a záleží na konkrétní situaci. Nicméně v komentářích k elektronickým dokumentům je striktně doporučováno, aby tento zůstal v podobě digitální a nebyl znovu konvertován do analogové podoby, označen ručně datem vyvěšení a sejmutí a založen tak, jak koneckonců i vylučuje ust. § 65 odst. 3 zákona archivnictví, byť poněkud nesrozumitelným textem. Zabezpečení pravosti a autenticity digitálních dokumentů je pak upraveno vcelku podrobně nařízením EU, známým pod názvem eIDAS a v souladu s ním i našimi vnitrostátními předpisy. Tyto autentizační prvky jsou tak zvaná data o datech, neboli metadata.

Důkazní břemeno v každém správním řízení je na straně správního orgánu. To znamená, že tento musí prokázat, že dokument byl zveřejněn na elektronické úřední desce. Způsob prokazování dán není, jak plyne z předchozího textu, a bude vždy záležet na konkrétním případu.

Co říci závěrem? Nemusíme mít důkaz o elektronické publicitě. Zákon to skutečně neukládá výslovně. Možných budoucích rizik je ovšem mnoho, příkladně riziko nemožnosti neprokázat jeho publicitu (a vzniku reálného nebezpečí na vznesený požadavek na náhradu škody či újmy, která vnikla), ale také riziku samotné neplatnosti dokumentu, pokud jeho conditio legis publicita byla a zákon předpokládá neplatnost v důsledku absence publicity. Tato skutečnost také plyne z judikatury – rozsudek Nejvyššího soudu, sp. zn. 30 Cdo 2373/2012 ze dne 26.09.2012 – kdy soud shledal neplatnou smlouvu o převodu pozemku právě z důvodu chybějící zákonem předepsané publicity.

Publikováno v časopisu Nevšedník 04/2017 (ke stažení zde…)