Veřejnoprávní původci dokumentů a (ne)možnost existence originálu dokumentu v listinné podobě
Každý nositel a vykonavatel veřejné moci (zjednodušeně řečeno) je dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“) povinen vést spisovou službu – někteří v plném rozsahu, jiní v omezeném rozsahu. Tato největší skupina s povinností vést spisovou službu je označována jako veřejnoprávní původci. Ti, kteří musí vést spisovou službu v plném rozsahu dle zákona, jsou označováni jako určení původci.
Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení dle ust. § 2 písm. l) zákona.
Zákon pak definuje nejužší skupinu mezi veřejnoprávními původci, a tou jsou ti, kteří musí vykonávat spisovou službu pomocí elektronického systému spisové služby (zkratka EDRMS – z angl. Electronic Document and Record Management Systém). Jsou jimi:

• organizační složky státu – „státní orgány“, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, vysoké školy, zdravotní pojišťovny, právnické osoby zřízené zákonem, kraje a hlavní město Praha (dále jen EDRMS původci).
  Tato povinnost je zakotvena v ust. § 63 odst. 3 zákona. Zákon spolu s prováděcí vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. (dále jen „vyhláška), stanoví četná pravidla pro EDRMS a oběh dokumentů v rámci tohoto systému.Jednou z povinností je, je-li EDRMS původci doručen dokument v digitální podobě (původce je povinen zveřejnit, jaké datové formáty přijímá vyjma zákonem stanovených výstupních datových formátů nebo formáty dokumentů, které jsou výstupem z autorizované konverze dokumentů obsažených v datové zprávě a dále pak na jakých přenosných technických nosičích dat tyto digitální dokumenty přijímá), zajistit jeho oběh v rámci původce pouze v digitální podobě.
  Je-li původci doručen dokument v analogové podobě, provede podatelna autorizovanou konverzi do podoby digitální. Takto obíhají dokumenty až do „konce“ životnosti dokumentu v rámci původce. Od původce putuje takový dokument do archivu nebo do „virtuálního koše“. Archivem je potřeba rozumět předání balíku digitálních dokumentů do Národního digitálního archivu. Dokumenty, které nejsou archivem označeny za archiválie, lze v rámci povoleného skartačního řízení jednoduše vyhodit.
  Je možné, aby tito EDRMS původci ukládali vytištěný dokument v listinné podobě (zákon ho označuje za analogový dokument) s vlastnoručním podpisem a razítkem? Zcela jednoznačně není – zákon mluví jasně: EDRMS původci s dokumentem pracují pouze s dokumenty v digitální podobě od přijetí až po jeho vyřazení – předání do archivu nebo „vyhození“ v rámci skartačního řízení. Nepřipouští se jiný postup. Jediným případem je dokument, který ani z analogové podoby nelze konvertovat do digitální (typicky průkazy, geometrické plány atd.). Běžnou praxí je, že dokument či celý spis je duplicitně veden v listinné podobě, pak se jedná o tzv. stínový spis, jehož vedením se může původce dopustit porušení evropského nařízení o ochraně osobních údajů (tzv. GDPR).
  Dokumenty přijaté původcem i vzniklé z činnosti původce, jež sám dál nepředává, samozřejmě uchová v digitální podobě tak, aby byla zajištěna věrohodnost původu dokumentu, neporušitelnost jejich obsahu a čitelnost, dále pak musí být připojena metadata prokazující existenci dokumentu v čase (běžné, nikoli jediné, zajišťovací prvky: kvalifikovaný elektronický podpis, elektronická pečeť a časové razítko + systém zajišťující přerazítkování dokumentu za doby platnosti podpisu a pečetě). Tyto vlastnosti musí EDRMS původce zachovávat do doby uložení do archivu nebo zničení.
  Klíčovou otázkou je skupina digitálních dokumentů, které směřují vně strukturu původce a doručují se různým příjemcům. I v tomto má ovšem právní řád jasno. Orgány veřejné moci (nezaměňovat s veřejnoprávními původci dle zákona – orgány veřejné moci jsou pojmem zřejmě širším) doručují následovně:
• mezi sebou jsou povinny doručovat pouze elektronicky do datové schránky, 
• vůči právnickým osobám (zřízeným ze zákona a zapsaným v obchodním rejstříku) pouze elektronicky do datové schránky, 
• vůči zbytku (rozuměj fyzické osoby podnikající a fyzické osoby), které mají zpřístupněnu datovou schránku také pouze elektronicky do datové schránky.Jediným případem, kdy orgán veřejné správy musí převést vytvořený digitální dokument do analogové podoby, opatřit vlastnoručním podpisem a razítkem a doručit prostřednictvím držitele poštovní licence je případ, kdy doručuje někomu, kdo nemá zřízenu datovou schránku. I v tomto případě ale pouze doručí analogový dokument a sám si ponechá uložen ve spise pouze stejnopis v podobě digitální.
  Tato pravidla jsou obsažena v ust. § 17 a násl. zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o elektronických úkonech), jež je lex specialis vůči všem ostatním zákonům, které upravují doručování orgány veřejné moci (např. zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů – sám neupravuje doručování do datových schránek, i přesto je při doručování správních dokumentů povinnost přednostně doručovat do datové schránky, má-li ji osoba zřízenu právě díky existenci zákona o elektronických úkonech).
  Pro názornost – Andrea Kovářová má zřízenu datovou schránku jako fyzická osoba, dopustí se přestupku a je jí orgánem veřejné správy doručováno doporučeným dopisem do vlastních rukou. Ta ho na poště nepřevezme, ač se v místě bydliště zdržuje. V tomto případě nelze uplatnit fikci doručení dle § 24 odst. 1 správního řádu, neboť je povinností orgánu doručit do datové schránky, mám-li ji zpřístupněnu. Jedná se ovšem o domněnku vyvratitelnou – fyzická osoba musí namítnout, že nebylo platně doručeno a že nelze uplatnit fikci doručení. K tématu doručování do datových schránek existuje četná judikatura, zejména Nejvyššího správního soudu (Viz např. rozsudek Nejvyššího správního soudu ze dne 16.10.2010 sp. zn. 1 As 90/2010).
  Ostatní veřejnoprávní původci vyjma EDRMS původců mají prozatím na výběr, vedou-li spisovou službu v podobě listinné nebo elektronické. Zákon ale i pro ně stanovuje prioritu vedení prostřednictvím EDRMS, umožňuje-li to povaha věci. Je-li stanoveno vedení spisové služby v podobě elektronické samotným původcem, pak musí ustanovení o oběhu dokumentů, výše uvedená, také dodržovat.
  Zveřejněno v časopise Nevšedník č. 3/2018.