Je to marný, je to marný, je to marný… pořád to děláme… Kdo z Vás by chtěl, abych měl někdo jeho podpisový vzor v elektronické podobě? … Hlásí se někdo? Sotvaže! Tak proč to děláme jiným? Proč dáváme všanc podpisy svých vedoucích, tajemníků a starostů a vyvěšujeme podepsané dopisy na úřední desku nebo je skenujeme na elektronickou úřední desku? V případě zneužití na smlouvě, kterou v životě starosta neviděl, nebo směnce zaděláme onomu nešťastníkovi na nemalé problémy.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, to v § 65 odst. 3 říká jasně:
Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Ustanovení věty první a druhé se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.
Ustanovení § 65 odst. 3 bylo vloženo do tohoto zákona nově v roce 2009, a to zákonem č. 190/2009 Sb. První věta ustanovení týkající se fyzické úřední desky je jasná. Dál je už text poněkud nešťastně napsaný. Pokud ho vezmeme doslovně, tak by z něj plynulo, že na elektronické úřední desce mají úředníci věšet … těžko říct co, když stejnopis ne. Z ustanovení však logicky vyplývá, že při zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce bude na stejnopisu toliko chybět napsané datum vyvěšení a sejmutí. Takové údaje u elektronického stejnopisu poskytne samotný IT systém, proto je důležité mít na paměti uchování podstatných údajů ze systému.

V jednoduchosti je krása… Jestliže totiž zákon stanoví, že na úřední desku (fyzickou) patří stejnopis, pak je jím myšlen text originálu, ke kterému se zpravidla připojí jméno a příjmení s dovětkem v. r. tak, jak to umožňuje správní řád. Má-li pak být tentýž dokument vyvěšen i na elektronické desce, znamená to podle zákona o archivnictví, že původce (správní orgán) jej musí konvertovat z analogové podoby do digitální, je-li originál v podobě analogové. Zatímco konverze obsahu je minimálně problémová, praxe se liší právě v převodu vlastnoručního podpisu. Prakticky se provádí tak, že vlastnoruční podpis se nahradí tím elektronickým. Záleží pak jen na důležitosti dokumentu, zdali je vyžadován podepsaný či vystačí pouze obsah dokumentu bez tohoto a dalších autentizačních prvků.

Do elektronicky podepsaného dokumentu nikdy nepíšeme větu: Dokument byl elektronicky podepsán. Ono to je poznat právě z automaticky vloženého textu. Podobně do dokumentu nepíšeme, že je psán černým fontem na bílém pozadí.
Žádá-li o vyvěšení dokumentu třetí strana (soud, exekutor, jiný úřad), opět je nutno vyvěsit jen stejnopis. Pokud jej nemáte k dispozici, je nutno na originále provést anonymizaci podpisu původce dokumentu (přelepit a okopírovat, nebo začernit). Někteří lektoři tvrdí, že do dokumentů není možno zasahovat a má se zveřejnit tak, jak byl zaslán. Nicméně začerněním podpisu původce nedochází ke změně obsahu dokumentu, ale k ochraně pisatele. Úřední a soudní praxe V praxi se běžně vykládá rozporné ustanovení § 65 odst. 3 zákona v tom směru, že pro elektronické dokumenty neplatí, že by se měly označovat datem vyvěšení a datem sejmutí. Což je částečně další neduh a k němu už judikatura nemlčí. Pokud si tedy někdo myslí, že vyvěsí stejnopis na fyzické úřední desce, tento označí datem vyvěšení a sejmutí, shodně vyvěsí stejnopis na elektronické úřední desce a nijak průkazně ho nezabezpečí průvodními informacemi o tom, že v tomto virtuálním prostoru byl, tak je na omylu.

Judikatura Nejvyššího správního soudu – sp. zn. 2 AS 47/2016-44 ze dne 08.06.2016 (rozporované zde bylo doručení veřejné vyhlášky, konkrétně stavebního povolení) – popisuje tyto důležité skutečnosti: Neplyne-li ze spisu správního orgánu důkaz o tom, že skutečně byla zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup, tedy na tzv. elektronické úřední desce, pak nebyla zveřejněna vůbec. Správní orgán namítal, že mu žádný zákon neukládá, aby uchovával archiv elektronické úřední desky, a přesto spor nevyhrál. Mylně se totiž odvolával na § 26 správního řádu, kde sankce neplatnosti či neúčinnosti následného úkonu v případě nezveřejnění obsahu (fyzické) úřední desky nenastává. Nastává ovšem v případě doručování veřejnou vyhláškou podle § 25 odst. 2 správního řádu, kde se výslovně uvádí, že písemnost se považuje za doručenou patnáctým dnem po vyvěšení, byla-li v této lhůtě splněna i povinnost písemnost nebo oznámení zveřejnit též způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Stěžejní v případu byla existence důkazní nouze potvrzení skutečnosti vyvěšení a sejmutí na elektronické úřední desce. Správní orgán měl potvrzený pouze stejnopis v písemné podobě, vyvěšený na fyzické úřední desce a nebyl schopen nijak prokázat, že skutečně visel stejnopis i na té elektronické. Soud zde vyslovil velmi důležitý závěr, že nemůže sám soud konkrétně určit, jakým způsobem má správní orgán tuto skutečnost stvrzovat. Připouští i např. svědecké výpovědi a záleží na konkrétní situaci. Nicméně v komentářích k elektronickým dokumentům je striktně doporučováno, aby tento zůstal v podobě digitální a nebyl znovu konvertován do analogové podoby, označen ručně datem vyvěšení a sejmutí a založen tak, jak koneckonců i vylučuje ust. § 65 odst. 3 zákona archivnictví, byť poněkud nesrozumitelným textem. Zabezpečení pravosti a autenticity digitálních dokumentů je pak upraveno vcelku podrobně nařízením EU, známým pod názvem eIDAS a v souladu s ním i našimi vnitrostátními předpisy. Tyto autentizační prvky jsou tak zvaná data o datech, neboli metadata.

Důkazní břemeno v každém správním řízení je na straně správního orgánu. To znamená, že tento musí prokázat, že dokument byl zveřejněn na elektronické úřední desce. Způsob prokazování dán není, jak plyne z předchozího textu, a bude vždy záležet na konkrétním případu.

Co říci závěrem? Nemusíme mít důkaz o elektronické publicitě. Zákon to skutečně neukládá výslovně. Možných budoucích rizik je ovšem mnoho, příkladně riziko nemožnosti neprokázat jeho publicitu (a vzniku reálného nebezpečí na vznesený požadavek na náhradu škody či újmy, která vnikla), ale také riziku samotné neplatnosti dokumentu, pokud jeho conditio legis publicita byla a zákon předpokládá neplatnost v důsledku absence publicity. Tato skutečnost také plyne z judikatury – rozsudek Nejvyššího soudu, sp. zn. 30 Cdo 2373/2012 ze dne 26.09.2012 – kdy soud shledal neplatnou smlouvu o převodu pozemku právě z důvodu chybějící zákonem předepsané publicity.

Publikováno v časopisu Nevšedník 04/2017 (ke stažení zde…)